Por qué necesitás reglas incluso si confiás en tu equipo
Las reglas de uso no son una señal de desconfianza. Son una forma de proteger a la empresa y al equipo de errores que pueden ocurrir sin mala intención: subir datos de clientes a una herramienta incorrecta, publicar contenido sin revisión, o usar un output de IA en un contexto donde la precisión es crítica.
Las empresas que no definen reglas básicas de uso terminan teniendo que reaccionar ante un problema en lugar de prevenirlo. Y reaccionar es siempre más costoso que prevenir.
Regla 1: Qué datos pueden y no pueden entrar a la herramienta
Esta es la regla más importante y la que más riesgo conlleva si no se define. La IA procesa lo que le mandás — si le mandás datos sensibles de clientes, esos datos pasan por los servidores del proveedor.
- No ingresar datos personales de clientes: nombre completo + empresa + contexto sensible en la misma consulta.
- No ingresar números de tarjeta, contraseñas, datos médicos ni información financiera confidencial.
- Para tareas que requieren datos reales, anonimizarlos antes: "un cliente del sector salud" en vez de "Dr. García del Hospital X".
Regla 2: Qué outputs requieren revisión antes de usarse
No todo lo que genera la IA necesita el mismo nivel de revisión. Esta tabla ayuda a definirlo según el tipo de output y su destino:
| Tipo de output | Nivel de revisión |
|---|---|
| Texto que va al cliente (propuesta, correo, informe) | Revisión completa antes de enviar — sin excepción |
| Texto interno (borrador, resumen, nota de reunión) | Revisión rápida de puntos clave |
| Texto que ya fue revisado y aprobado antes | Se puede reusar con ajustes mínimos |
| Análisis de datos o cálculos | Verificación manual de los números principales |
Regla 3: Cómo dejar registro de lo que se generó con IA
No es necesario documentar cada uso, pero sí es útil que los documentos importantes indiquen si fueron generados con IA. Esto facilita la revisión, evita confusiones y ayuda al equipo a mejorar los prompts con el tiempo.
La forma más simple es agregar una línea al inicio o al pie del documento: "Borrador generado con IA — revisado por [nombre]". No necesita ser más complejo que eso.
Cómo comunicar las reglas al equipo
Las reglas que no se comunican no existen. Lo mínimo: un documento de 1 página con las tres reglas, accesible para todos en el mismo lugar donde guardás el contexto de empresa para IA.
Cuando sumás a alguien nuevo al uso de la herramienta, ese documento es lo primero que lee antes de empezar. No necesitás una capacitación — alcanza con que lo lea y confirme que lo entendió.